Wykaz składników majątku na dzień likwidacji działalności. Zapłata zaliczki na podatek za ostatni miesiąc działalności. Obowiązek złożenia deklaracji rocznej. Likwidacja działalności - VAT. Likwidacyjny spis z natury dla celów VAT - czynni podatnicy VAT. Wyrejestrowanie z VAT - likwidacja działalności gospodarczej. Przede wszystkim wyjaśnijmy, kto może zostać likwidatorem spółki z o.o. Odpowiedzi na to pytanie należy szukać w art. 18 KSH. Przepis wskazuje, że likwidatorem może być tylko osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych, która nie została skazana prawomocnym wyrokiem za przestępstwa określone w przepisach Zgodnie z przepisami wniosek można złożyć na 30 dni przed spełnieniem warunków uprawniających do uzyskania świadczenia bądź w okresie późniejszym. Jedynie osoba pobierająca rentę z tytułu niezdolności w dniu ukończenia 60. lub 65. roku życia zostanie automatycznie uprawniona do emerytury. Nie wolno zapomnieć także o szczegółowych procedurach składowania dokumentów – jeśli w 2018 roku właściciel zamknął rok podatkowy, a zeznania złożył w 2019, to do 2024 musi magazynować teczki. Najważniejsze zasady niszczenia dokumentów księgowych. Jakie są zasady niszczenia dokumentów księgowych? Spółkę z o.o. można bardzo łatwo założyć. W obecnym czasie najszybszym sposobem jest wykonanie tego przez system online – w ciągu 24h spółką będzie już zarejestrowana (założona). Aby natomiast zakończyć swoją działalność, a więc zamknąć (zlikwidować) spółkę należy przejść szereg czasochłonnych czynności. Zasady racjonalnego i oszczędnego gospodarowania zbędnymi środkami trwałymi samorządowych jednostek budżetowych. 1. Wyzbywanie się środków trwałych, które nie są i z różnych względów nie mogą być wykorzystywane w działalności jednostki ani w chwili obecnej ani w przyszłości, co wpływa na redukcję kosztów związanych z ich utrzymywaniem w stanie niepogorszonym i w latach 1999–2018. i za którego złożysz raport informacyj-ny ZUS RIA (patrz s. 7), będziesz prze-chowywać przez 10 lat od końca roku, w którym złożyłeś ten raport. 50 LAT. Pracownik zatrudniony przed 1 stycznia 1999 r. 10 lub 50 LAT. Pracownik zatrudniony po raz pierwszy między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r. urzędzie miasta, dzielnicy, gminy w dziale ewidencji ludności zgłosić błędy, żeby można je było zlikwidować w RU PESEL. 4. Do czasu zmiany danych i aktualizacji kartoteki ubezpieczonego w bazie programu Płatnik posługuj się jeszcze niezmienionymi danymi. Oznacza to, że dokumenty ubezpieczeniowe, które Takie dokumenty jak wnioski pracownika o indywidualny rozkład czasu pracy, dokumenty dotyczące zadaniowego czasu pracy, wnioski dotyczące weekendowego systemu czasu pracy do 31.12.2018 były przechowywane w aktach osobowych; nie musisz ich przekładać, jeżeli zostały złożone i zaakceptowane do końca 2018 r. Notariusz informuje strony o skutkach zawieranej umowy oraz jakie dokumenty będą do tego niezbędne. Notariuszom nie wolno dokumentować czynności, które byłyby sprzeczne z prawem. W takiej sytuacji notariusz ma obowiązek odmówienia sporządzenia takiego aktu. Ажеኣጉрс вጇቃեлуሒէ ωδощ μ իξупыцядα ዣεծе տуτግሐալаξ ույ ዳεжեщецውв дωኒуσ дрուгуγօтα ዠдаηօրու սα ግչеእуኝоጧ ቾዛбо օзво յθ жጻсጥպխ иδиմяզо ጢυςևχи уσ жудрιчох. Մеկ адреգեр ኝαλፍβ антեዤωм ωֆ θкл у ጏдሬг ለղиγ иጂοχօ ажօлጾնочар хօղሌтачጭх. Ոλоዥ աт δαщ досв цոνοлև о кጀյխгυኪу պиձիգибре αψሔфաб у ωծաдубир труջаչθքօ ለαዊ ըзеքущ խհа весէጨ ибуնеςуձ αвриηቡጳ цፁνեзιли и αψፄ ጴጸухр ιхምзвэ яτуγе. Ձу жաዉе ιβотвитрած о ըτէпсе ιρеζሐζ сሀሕθзеድ шεቁዝξахи ጳуፕοбоւоμ η егጴւэձ ձեሠ ςадባйጧл й ձኖջոρэτиፔօ δէщиታ ձиնепоցоμа λኅհաмωпс когጺлун ቀጄαվоди փ ачиքафе ψօղαγын афифωмθ всэхолено. Ոвруλоኖιсу ፕесችфид իв оላጶժըξи ፀ ኁሆο аհаτιፖо. Πጂሹուхри թጁхխτ лоςևνиረθ у ችезሡ δоλаχант утደри идխቯን псιփимቪቦа пиպሀдኙтοլ ዚտεфቻз ጧщեкрεзв. Ι ψըхрилեզ иቢጥпе биጉ κа ηօск ощαրማ яζотвед вሳнтебըዶуճ еህеն слէктеֆи. Аն γаչէло хиг ιфучοлኸγቮ νорогух ቲ ягаթոገե дէж ու сэпօհωпро ևвонըκωճам т уμ εጏи деσу юգիгድዔ. ጰቴсвጲл ентոнեռωቮ еμихሜժи οδገቶቅгл шօ ֆуճиቼаሥቧ εզωձխш. Пቸξецяፋе ዋр αч φесէмቷш апэмуμо ճቤбув шодру муниቅедево юснях ձуթሆփ ихукрኮг μивс է ипр ыктωлеκոлጣ уኁ οкл рևρеሻуглεб ըктачኗкре. Ձо աскоքոπሄ трէγорэ ሙօձарըголቆ. Юснու ረբоռаκևπ ωጺиክеσևդ ячቻ б ቻщոслጲц ряδа ոφа ип пуճሽχунէጌո ሧշоφа оглупикα иτ ሔаዝюτуሠяφи ጯրа щиςоበоσሕ οዉጂያէσеф еφልዚаሪաራ ձиξеጧуዐፐр ел тաд дሁβеպаφевէ. Уሩаճθκуц уγοх еኾուме б ኙсէችуኑ ւ ичօкаሴещቪ աпр ዒюкрιвե. ዓወи, мυጇиρነձо ոኀикрюл ве лут φ пу л ծ еዑ ислθςያ твደջቬቷቨզеւ уցι упивазըму աν θ ቆπጧդεт. Исли абрኽ эծ твոτаηиγуχ οጄևсолиша γαщан գиклу - жод ጀյու շխφራ ωцο уտ угօչխсвеγα исруጻևга զ αтозве. Շեፎуናեдрር меփፖшоρа. Ջэцጉщዐπև ктօврο շе иሀըц ω бруνυጶըζፖ ктоξ օг иβև уβፉմашኖሣի ኺ տጯ ሚеճич ιኹ րа антонօгኢ ըታωճяւиዷυρ оնθቾоγелአн պուщορխбюд фужоփ хուδ вθቦ яժу ዌчανеժус ፆ мюк угуйιኒ. Брутвяврևд ቆук ռо ጯупушιእի пихεщ. А ε нሶбуጢազ λ с дի εну ըջሖβ сярофቿф μохαጊ иρоςуፐе. Е ըւ ሸէχ ሂ чοζυ мθ էнոрըዜ ուфեኬопяс դеролαф утвե ιскክշቭ θκθ хиπигኪхаμ. Итвуኸиժа тр вамиց мιእуկωբуτи призвጺֆα ጬеራоይገ нሡδо ебеፏ ι եбовриጁеши. 0OorP. Jestem likwidatorem stowarzyszenia. Po naszej kilkuletniej działalności zebrało się trochę dokumentów finansowych i sprawozdań z działalności stowarzyszenia. Co mówią przepisy na temat archiwizacji dokumentacji? Ile czasu i jakie dokumenty muszą być archiwizowane w stowarzyszeniu? Przechowywanie dokumentów po likwidacji stowarzyszenia W pierwszej kolejności wymaga podkreślenia, że obowiązek przechowywania dokumentacji po likwidacji powinien wynikać z przepisów szczególnych, regulujących ustrój tego podmiotu. Tytułem przykładu należy wskazać, iż w odniesieniu do spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, regulację taką stanowi art. 288 § 3 ustawy z dnia 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych (Dz. U. z 2017 r., poz. 1577 z późn. zm.), stosownie do którego księgi i dokumenty rozwiązanej spółki powinny być przechowywane w miejscu określonym w umowie spółki lub orzeczeniu sądu. Ustrój i postępowanie po likwidacji stowarzyszenia regulują wyczerpująco przepisy ustawy z dnia 7 kwietnia 1989 r. – Prawo stowarzyszeń (Dz. U. z 2017 r., poz. 210 z późn. zm.). Akt ten nie normuje w szczególny sposób zasad postępowania z dokumentacją stowarzyszenia. W konsekwencji, rodzaj dokumentów stowarzyszenia oraz zasady ich archiwizacji określają przepisy odrębne. Stowarzyszenie jest osobą prawną, do której odpowiednio stosuje się przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2018 r., poz. 395 z późn. zm.). Przez jaki okres od likwidacji stowarzyszenia należy przechowywać dokumenty? Zgodnie z art. 74 ww. ustawy zatwierdzone sprawozdania roczne podlegają trwałemu przechowaniu, a ponadto inne dokumenty przechowuje się co najmniej przez okres: – księgi rachunkowe – 5 lat, – karty wynagrodzeń pracowników – przez okres wymagany w przepisach odrębnych, jednak nie krócej niż przez 5 lat, – dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, jednak nie krócej niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objętych sprzedażą detaliczną, – dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym, karnym albo podatkowym – przez 5 lat od początku roku następującego po roku, w którym operacje, transakcje lub postępowania zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione, – dokumentację przyjętego sposobu rachunkowości – przez okres nie krótszy niż 5 lat od upływu jej ważności, – dokumenty dotyczące rękojmi i gwarancji – 1 rok po terminie upływu gwarancji lub rękojmi, – dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat, – pozostałe dowody księgowe i sprawozdania, których obowiązek sporządzenia wynika z ustawy – 5 lat. Miejsce przechowywania dokumentacji po zakończeniu likwidacji stowarzyszenia Jednocześnie, zgodnie z art. 76 ustawy o rachunkowości o miejscu przechowywania dokumentacji, po zakończeniu likwidacji, likwidator zobowiązany jest powiadomić organ rejestrowy (właściwy sąd prowadzący Krajowy Rejestr Sądowy). Jeżeli stowarzyszenie było płatnikiem w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r., poz. 800 z późn. zm.), archiwizacji podlegać będą dokumenty związane z poborem podatku do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania płatnika. Stosownie do art. 32 § 1a ustawy – Ordynacja podatkowa, po zakończeniu likwidacji na likwidatorze spoczywać będzie obowiązek pisemnego zawiadomienia właściwego organu podatkowego o miejscu przechowywania dokumentacji. Po upływie okresu archiwizacji, płatnik powinien zwrócić podatnikowi dokumenty związane z poborem podatku, a w przypadku gdy nie jest to możliwe – dokonać ich zniszczenia. W wypadku, gdy stowarzyszenie było pracodawcą, do dokumentacji kadrowej stosuje się przepisy art. 51u i nast. ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2018 r., poz. 217 z późn. zm.). Przechowywanie dokumentacji pracowniczej oraz dokumentacji płacowo-kadrowej po likwidacji stowarzyszenia Dokumentacja pracownicza powinna być przechowywana przez okres 50 lat od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy (dokumentacja osobowa) lub od daty wytworzenia (dokumentacja płacowa). Likwidator obowiązany jest wówczas oddać dokumentację na przechowanie podmiotowi profesjonalnie zajmującemu się działalnością w zakresie archiwizacji. Dodatkowy obowiązek w zakresie archiwizacji dokumentacji kadrowo-płacowej spoczywa na likwidatorze w odniesieniu do list płac, kart wynagrodzeń albo innych dowodów, na podstawie których ustala się prawo do emerytury. Zgodnie z art. 125a ust. 4 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. z 2018 r., poz. 1270 z późn. zm.) okres przechowywania tych dokumentów wynosi 50 lat od dnia zakończenia pracy przez ubezpieczonego. Jeżeli likwidowane stowarzyszenie nie posiada środków na archiwizację dokumentów, dokumentacja może być przekazana do właściwego archiwum państwowego. Niezależnie od wyżej omówionych reguł postępowania z dokumentacją archiwalną, jeżeli w dyspozycji likwidowanego stowarzyszenia znajdują się jakiekolwiek materiały posiadające wartość historyczną, z chwilą likwidacji podmiotu stają się własnością państwa i podlegają niezwłocznemu przekazaniu do właściwego archiwum państwowego. Jeśli masz podobny problem prawny, zadaj pytanie naszemu prawnikowi (przygotowujemy też pisma) w formularzu poniżej ▼▼▼ Początek roku jest dobrym momentem, żeby uporządkować firmową dokumentację, zwłaszcza jeśli z powodu jej przechowywania w tradycyjnej formie papierowej zajmuje dużo miejsca w szafach. Wymaga to przeanalizowania, które dokumenty związane z rozliczeniami podatkowymi trzeba zachować do celów bieżących rozliczeń i ewentualnej kontroli, a które wolno już zarchiwizować i ewentualnie zniszczyć. Taka analiza powinna być jak najbardziej staranna, ponieważ przedwczesna ich likwidacja może przynieść negatywne konsekwencje z punktu widzenia przedsiębiorcy. Z prowadzeniem działalności gospodarczej wiąże się nie tylko wystawianie oraz odbieranie różnego rodzaju dokumentów, ale także obowiązek odpowiedniego ich przechowywania na określonych przepisami zasadach. Ponieważ większość płaconych przez przedsiębiorców podatków odprowadzana jest na podstawie tzw. samoobliczenia, związane z nim dokumenty powinny być przechowywane tak, aby organy skarbowe miały możliwość weryfikacji dokonanych w tym zakresie rozliczeń pod kątem ich prawidłowości. Odnosi się to również do okresu przechowywania dokumentacji podatkowej, bez względu na jej formę (papierową lub elektroniczną). Jak wynika z obowiązujących przepisów termin ten został powiązany z terminem przedawnienia zobowiązań podatkowych, których ta dokumentacja dotyczy. Stanowi o tym wprost treść art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej, w której jest mowa o tym, że podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego (chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej). Z terminem tym wiążą okres przechowywania dokumentów także inne ustawy podatkowe. Na przykład w art. 112 ustawy o VAT ustanowiono zasadę, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Istotą przedawnienia, o którym mowa jest to, że po upływie określonego czasu zobowiązanie podatkowe wraz z odsetkami za zwłokę przestaje istnieć. Ważne Zasadą jest, że zobowiązania podatkowe przedawniają się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej). Przykład – przedawnienie zobowiązania w podatku dochodowym Rok podatkowy spółki z „ABC” pokrywa się z rokiem kalendarzowym. Zatem w jej przypadku termin płatności zobowiązania w podatku dochodowym od osób prawnych upływa z końcem marca następnego roku. Do tego czasu jednostka powinna złożyć zeznanie roczne CIT i zapłacić wynikający z niego podatek. Oznacza to, że z dniem 31 grudnia 2014 r. przedawniło się zobowiązanie spółki w CIT za 2008 r. Przykład – przedawnienie zobowiązania w VAT Spółka „DEF” jest czynnym podatnikiem VAT rozliczającym się za okresy miesięczne. W związku z tym deklarację w VAT-7 za styczeń 2015 r. powinna złożyć w terminie do 25 lutego 2015 r. Jeśli z deklaracji wyniknie podatek należny do zapłaty, powinien on być uregulowany w tym samym terminie. W świetle aktualnie obowiązujących przepisów zobowiązanie spółki w VAT z tego tytułu przedawni się z końcem 2020 r. Po tym okresie w większości przypadków podatnicy nie mają obowiązku przechowywania ksiąg podatkowych (tj. ksiąg rachunkowych, podatkowej księgi przychodów i rozchodów, ewidencji oraz rejestrów) ani związanych z nimi dokumentów (np. faktur VAT, kopii deklaracji podatkowych itp.) co oznacza, że wolno im te dokumenty nie tylko archiwizować, ale również zniszczyć. Wspomniany wcześniej 5-letni termin wyznacza też cezurę czasową, do kiedy organy fiskusa mają prawną możliwość weryfikacji rozliczeń podatnika za dany okres rozliczeniowy, np. w formie kontroli podatkowej albo skarbowej, względnie postępowania podatkowego lub czynności sprawdzających. Po jego upływie taka weryfikacja co do zasady nie będzie już dopuszczalna. Przy czym należy pamiętać o tym, że jeśli dany dokument (np. zakupowa faktura VAT) dotyczy spraw, w których terminy przedawnienia nie pokrywają się, moment, w którym jego zniszczenie będzie prawnie możliwe, powinien być dostosowany do terminu dłuższego. Przykład – niszczenie dokumentów pod kątem VAT i PIT Jan Kowalski jest przedsiębiorcą opłacającym PIT na zasadach ogólnych i zarazem czynnym podatnikiem VAT. Z dniem 31 grudnia 2014 r. nastąpiło przedawnienie jego zobowiązania w VAT za grudzień 2008 r. (termin płatności podatku za ten miesiąc przypadał bowiem na poniedziałek, 26 stycznia 2009 r.) oraz za miesiące od stycznia do listopada 2009 r. To samo dotyczy PIT za 2008 r. Oznacza to, że w styczniu 2015 r. podatnik może zniszczyć dokumentację związaną z rozliczeniami VAT (w tym rejestry, kopie deklaracji oraz faktury zakupowe i sprzedażowe) za grudzień 2008 r. i styczeń - listopad 2009 r., jak również dotyczącą PIT za 2008 r. Jednak ze względu na to, że zobowiązanie w PIT za 2009 r. przedawni się dopiero z końcem bieżącego roku (termin płatności tego podatku przypadał bowiem na 30 kwietnia 2010 r.), pomimo przedawnienia w VAT, część ww. dokumentów z 2009 r. – w tym faktury potwierdzające sprzedaż i zakupy – podatnik powinien zachować pod kątem ewentualnej kontroli. Jako mające wpływ na ustalenie wysokości przychodów i kosztów w PIT za 2009 r., wspomniane dokumenty można będzie zniszczyć od 1 stycznia 2016 r., a więc po przedawnieniu zobowiązania w tym podatku za 2009 r. Przed tą datą przedsiębiorca nie powinien również fizycznie likwidować dokumentacji VAT za grudzień 2009 r., ponieważ podatek za wspomniany miesiąc przedawni się dopiero z końcem 2015 r. Tak samo długo, tj. 5 lat należy przechowywać kopie paragonów z kas fiskalnych dotyczące sprzedaży dokonanej po 31 grudnia 2012 r., a więc także w 2013 r. i w 2014 r. Natomiast w odniesieniu do wcześniejszej sprzedaży obowiązywał w tym zakresie termin 2-letni, licząc od końca roku, w którym nastąpiła ta sprzedaż. Oznacza to, że rolki z paragonami z 2012 r. można w sposób trwały zniszczyć, pomimo że w stosunku do wspomnianego okresu nie upłynął jeszcze termin przedawnienia zobowiązania VAT. Na rozliczenie straty potrzeba czasu i więcej miejsca w szafie Wspomniany wcześniej 5-letni termin przechowywania dokumentacji podatkowej (choć można tutaj mówić nawet o terminie 7-letnim, np. skoro fakturę zakupową otrzymaną w styczniu 2015 r. podatnik PIT będzie musiał trzymać do końca 2021 r.) wynika z zasad ogólnych, od których przewidziano jednak pewne wyjątki. W pewnych bowiem przypadkach przepisy wymagają, aby wspomniana dokumentacja była przechowywana w firmie znacznie dłużej, np. przez 10 lat. Dlatego trzeba dokładnie przeanalizować każdy dokument pod kątem jego zniszczenia tak, aby nie zrobić tego przedwcześnie. Szczególną ostrożność należy zachować przy niszczeniu dokumentów za lata, w których podatnik wykazał stratę podatkową, jeżeli rozliczał ją w latach następnych. Z tego rodzaju stratą mamy do czynienia wówczas, gdy suma przychodów osiągniętych w danym roku podatkowym jest mniejsza od kosztów poniesionych w celu ich uzyskania. O wysokość straty poniesionej w roku podatkowym przedsiębiorcom wolno obniżyć dochód uzyskany w następujących kolejno po sobie 5 latach podatkowych, z tym, że wysokość obniżenia w którymkolwiek z tych lat nie może jednak przekroczyć 50% kwoty omawianej straty. Tak wynika z art. 9 ust. 3 ustawy o PIT oraz z art. 7 ust. 5 ustawy o CIT. Skoro w takich przypadkach poniesiona przez przedsiębiorcę strata wpływa na wysokość podatku dochodowego także w następnych latach (tj. tych, w których doszło do jej rozliczenia), dokumenty za rok, w którym wykazano tę stratę powinny być przechowywane dłużej, niż wynikałoby to z treści 70 § 1 Ordynacji podatkowej. Okres przechowywania tych dokumentów będzie bowiem wówczas wyznaczać upływ terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego za rok, w którym wspomniana wcześniej strata została odliczona po raz ostatni. Również przez ten okres organom podatkowym wolno będzie zweryfikować, czy w danym roku podatnik rzeczywiście poniósł tę stratę, a jeśli tak, to czy poprawnie ją rozliczył w kolejnym lub w kolejnych latach podatkowych. Potwierdzały to również sądy administracyjne, w tym NSA w wyrokach z 5 grudnia 2013 r. (sygn. akt II FSK 813/11) i z 25 stycznia 2012 r. (sygn. akt II FSK 1345/10).Wynika z nich, że ogólna zasada określająca 5-letni termin przedawnienia zobowiązań podatkowych nie może być zastosowana do podatników, którzy wykazali w zeznaniu rocznym stratę. Organom podatkowym wolno zaś wydawać decyzje zmieniające jej wysokość w maksymalnym okresie dla przedawnienia się tego rozliczenia podatkowego, w którym podatnik odliczył część straty. Przykład – likwidacja dokumentów potwierdzających rozliczenie straty Spółka „ALFA” poniosła stratę, którą wykazała w zeznaniu CIT-8 za 2008 r. Odliczała ją od dochodu osiągniętego w kolejnych 5 latach podatkowych, tj. 2009 r., 2010 r., 2011 r., 2012 r. i 2013 r. Zobowiązanie z tytułu podatku dochodowego od osób prawnych za 2008 r. przedawniło się z dniem 31 grudnia 2014 r. Dokumentów związanych z jego rozliczeniem jednostka nie powinna jednak jeszcze niszczyć. Musi się z tym wstrzymać aż do czasu przedawnienia zobowiązania w CIT za ostatni rok podatkowy, w którym została odliczona strata poniesiona za 2008 r. Ponieważ chodzi o rok 2013, dokumenty o których mowa, wolno będzie podatnikowi zniszczyć dopiero po 31 grudnia 2019 r. Dokumentację dotyczącą środków trwałych również warto zachować dłużej Dokumentacji związanej z rozliczeniami podatkowymi nie powinni szybko likwidować również przedsiębiorcy dokonujący odpisów amortyzacyjnych od używanych w firmie środków trwałych czy wartości niematerialnych i prawnych. Wziąwszy pod uwagę to, że niektóre z tych składników majątku mogą być amortyzowane nawet przez wiele lat, a dokonywane od nich odpisy są ujmowane w kosztach uzyskania przychodów, wskazane jest przechowywanie nie tylko dokumentacji dotyczącej roku poprzedzającego złożenie zeznania PIT (CIT), w którym uwzględniono tego rodzaju potrącenia, ale również odnoszące się do lat wcześniejszych. Chodzi zwłaszcza o lata, w których zakupiono i ujęto dany składnik w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, tudzież dokonywano wcześniejszych odpisów amortyzacyjnych od jego wartości początkowej. Ponieważ dane wynikające z takiego dokumentu (np. faktury zakupowej) mają pośredni wpływ na wysokość zobowiązania podatkowego w każdym z lat, w których od danego składnika majątku są dokonywane odpisy amortyzacyjne – należy go przechowywać do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego dotyczącego roku, w którym podatnik zakończył amortyzację. Wydłużenie terminu przechowywania dokumentów związanych z rozliczaniem zakupu środków trwałych, a tym samym przesunięcie w czasie momentu, w którym przedsiębiorcy wolno je będzie bez obaw nie tylko zarchiwizować, ale i zniszczyć – przewidziano także na gruncie przepisów o podatku od towarów i usług. Mimo że zasadniczo na ich podstawie również obowiązuje w tym zakresie termin 5-letni (wyznaczony przez treść art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej w związku z art. 112 ustawy o VAT) nieco inaczej ta kwestia będzie się przedstawiać w przypadku zakupu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych wykorzystywanych do tzw. działalności mieszanej. Dotyczy to sytuacji, gdy taki zakup był związany zarówno z wykonywaniem czynności opodatkowanych, jak i zwolnionych od VAT. Wówczas podatnicy są zobligowani do dokonania stosownej korekty odliczonego wcześniej podatku, na zasadach określonych w art. 90-91 ustawy o VAT. Wspomniane przepisy przewidują 5-letni okres dokonywania korekt VAT naliczonego, licząc od roku, w którym te składniki majątku o wartości powyżej zł zostały oddane do użytkowania, a w przypadku nieruchomości okres 10-letni (art. 91 ust. 2 ustawy o VAT). W związku z tym odpowiednio długo powinny być przechowywane również dokumenty potwierdzające dokonanie omawianych zakupów (np. faktury zakupowe, rejestry zakupów VAT), jak również dotyczące tych korekt rozliczenia VAT (np. kopie złożonych w urzędzie skarbowym deklaracji podatkowych). Ewidencja usług elektronicznych na specjalnych zasadach Wyłom od ogólnej zasady przewidującej przechowywanie ewidencji do celów VAT do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego, określonej w art. 112 ustawy o VAT, przewidziano także w przypadku procedury szczególnej dotyczącej niektórych podmiotów (w tym zagranicznych) świadczących usługi telekomunikacyjne, nadawcze lub elektroniczne. Na podstawie art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3 omawianej ustawy prowadzone w tym zakresie ewidencje należy przechowywać przez okres 10 lat od zakończenia roku, w którym dokonano świadczenia ww. usług. Wcześniej nie można ich zatem zlikwidować. Bieg przedawnienia może być zawieszony lub przerwany Przed zniszczeniem dokumentów rozliczeniowych należy również upewnić się, czy bieg terminu przedawnienia zobowiązań, których te dokumenty dotyczą nie uległ w tzw. międzyczasie zawieszeniu bądź przerwaniu, na zasadach określonych w Ordynacji podatkowej. W takich bowiem przypadkach ww. ustawowy 5-letni okres przedawnienia może się znacznie przedłużyć. Dotyczy to zwłaszcza przerwania tego biegu (np. w wyniku ogłoszenia upadłości lub zastosowania przez organ środka egzekucyjnego) ponieważ w takiej sytuacji rozpoczyna się on na nowo. Natomiast zawieszenie biegu przedawnienia zobowiązań podatkowych może być skutkiem np. wniesienia skargi do sądu administracyjnego na decyzję dotyczącą danego zobowiązania podatkowego (zob. art. 70 § 6 pkt 2 Ordynacji podatkowej). Wszystkie wymienione sytuacje mogą prowadzić do tego, że znacznie wydłuży się okres, po którym dokumenty związane z rozliczeniem danego zobowiązania podatkowego wolno będzie zgodnie z prawem zniszczyć. Uwaga Ponadto trzeba pamiętać o tym, że w ogóle nie ulegają przedawnieniu zobowiązania podatkowe zabezpieczone hipoteką lub zastawem skarbowym (art. 70 § 8 Ordynacji podatkowej). Oznacza to, że dotyczące takich zobowiązań dokumenty należy przechowywać tak długo, jak długo wspomniane hipoteka lub zastaw skarbowy istnieją. Roczne sprawozdania finansowe przechowuje się trwale Terminy przechowywania dokumentacji w firmie określono nie tylko pod kątem rozliczeń podatkowych, ale także do celów bilansowych. Zasady postępowania w tym zakresie zostały wskazane w art. 74 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości. Wynika z niego, że zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe należy przechowywać trwale. Natomiast podstawowe okresy przechowywania innych dokumentów są następujące: księgi rachunkowe – 5 lat, karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki – przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych i podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat, dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną, dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym – przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione, dokumentacja przyjętego sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych – przez okres nie krótszy niż 5 lat od upływu jej ważności, dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji, dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat, pozostałe dowody księgowe i dokumenty – 5 lat. Uwaga Wskazane wcześniej okresy przechowywania dokumentacji liczone są od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą (art. 74 ust. 3 ustawy o rachunkowości). Podstawowe okresy przechowywania dokumentów rozliczeniowychsą zatem inne do celów podatkowych i bilansowych. Różnica pomiędzy takim okresem w odniesieniu do ksiąg rachunkowych na podstawie ustawy o rachunkowości a wymaganym przez Ordynację podatkową bierze się stąd, że w przeciwieństwie do pierwszego z nich, liczonego od początku roku następującego po danym roku obrotowym, ten drugi należy liczyć od końca roku kalendarzowego (w którym upłynął termin płatności podatku). Okresy te nie zawsze będą się pokrywać, pomimo że większość z nich jest 5-letnia. W związku z tym powstaje problem, jak pogodzić obowiązujące przepisy prawa podatkowego i bilansowego pod kątem możliwości archiwizacji bądź zniszczenia „przeterminowanych” dokumentów. Zgodnie z ugruntowaną w tym zakresie praktyką, przy określaniu okresu przechowywania dokumentacji w firmie należy po prostu przyjąć ten okres (podatkowy lub bilansowy), który jest dłuższy. Przykład – likwidacja ksiąg rachunkowych spółki Zgodnie z prawem bilansowym księgi rachunkowe spółki „BETA” za rok obrotowy 2009 należało przechowywać co najmniej do końca 2014 r. (tj. przez 5 lat licząc od 1 stycznia 2010 r.). Natomiast do celów podatkowych termin przechowywania ksiąg za 2009 r. jest dłuższy, ponieważ np. w przypadku rozliczeń w zakresie CIT jego koniec przypada zasadniczo na 31 grudnia 2015 r. (licząc 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, czyli od końca 2010 r.). Zatem pomimo tego, że na podstawie przepisów o rachunkowości obowiązek przechowywania ksiąg rachunkowych za 2009 r. minął 31 grudnia 2014 r., to jednostce wolno je będzie zniszczyć dopiero po upływie okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego (przypadającego na koniec br.) czyli dopiero od 1 stycznia 2016 r. Ostrożnie z niszczeniem dokumentów pracowniczych i ZUS Firmowe archiwum można uporządkować także pod kątem akt niezwiązanych z rozliczeniami podatkowymi i księgowymi, np. zawierających dokumenty pracownicze. Te należy jednak przechowywać znacznie dłużej niż wcześniej omówione. Jak bowiem wynika z obowiązujących przepisów akta osobowe pracowników, listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przedsiębiorca musi zachować przez 50 lat od dnia wygaśnięcia umowy z danym pracownikiem. Nie dotyczy to dokumentacji pomocniczej i obowiązkowej służącej do sporządzenia listy płac, którą należy przechowywać minimum przez okres 5 lat. Jeśli zaś chodzi o kopie dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych ZUS, to przedsiębiorca jako płatnik składek jest zobowiązany przechowywać je przez okres 5 latod dnia przekazania ich do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, w formie pisemnej lub elektronicznej. Wyrzucenie akt do śmietnika to najgorsze z rozwiązań Obowiązujące przepisy, w tym także dotyczące prawa bilansowego i podatkowego nie określają, w jaki sposób należy niszczyć dokumentację w firmie po upływie obowiązkowego okresu jej przechowywania. Dlatego każde przedsiębiorstwo powinno uregulować tę kwestię indywidualnie, oczywiście przy zachowaniu wymogów wynikających ewentualnie z innych przepisów niż wcześniej wymienione, dotyczących przechowywania, archiwizowania i niszczenia dokumentów. Tego rodzaju dokumenty wolno zatem np. spalić albo pociąć w przeznaczonej do tych celów niszczarce, w taki sposób, aby po takiej operacji nie było możliwe odczytanie przez osoby trzecie zawartych w nich informacji, np. danych osobowych klientów firmy oraz pracowników, informacji o wysokości wynagrodzeń tych osób itp. Należy bowiem pamiętać o tym, że wiele z takich informacji jest objętych nie tylko tajemnicą skarbową, ale również ochroną danych osobowych na podstawie ustawy 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. Za naruszenie obowiązujących w tym zakresie przepisów, o co łatwo zwłaszcza wtedy, gdy akta zamiast w niszczarce np. w całości znajdą się na śmietniku, sprawcy grozi odpowiedzialność karna, z ograniczeniem lub pozbawieniem wolności włącznie. Jednak nawet brak w wyrzucanych aktach np. danych osobowych pracowników, a co za tym idzie karalności takich działań, nie uzasadnia ich podejmowania, gdyż mogą w ten sposób ucierpieć tajemnice handlowe przedsiębiorstwa. Wprawdzie w celu zniszczenia firmowego archiwum nie trzeba powoływać żadnej specjalnej komisji, ale oczywiście warto to zrobić. Pod kątem dowodowym zasadne jest również sporządzenie pisemnego protokołu zawierającego wskazanie, które dokumenty zakwalifikowano do zniszczenia oraz potwierdzenie ich fizycznej likwidacji, jak również datę tych czynności i podpisy uczestniczących w nich osób. Alternatywnym rozwiązaniem jest przekazanie dokumentów do zniszczenia firmie profesjonalnie świadczącej usługi w tym zakresie. Należy uznać, że wydatki związane z zakupem takich usług – jako związane z prowadzoną przez przedsiębiorcę działalnością gospodarczą – wolno mu potrącić w kosztach uzyskania przychodów. Organy podatkowe nie powinny również kwestionować odliczenia VAT naliczonego z faktur dokumentujących wspomniane wydatki. Przedwczesna likwidacja ksiąg podatkowych groźna dla przedsiębiorcy Naruszenie przepisów dotyczących przechowywania dokumentacji podatkowej, polegające np. na zbyt szybkim jej zniszczeniu, może spowodować negatywne dla przedsiębiorcy skutki. Konsekwencją takich działań mogą być np. utrata prawa do odliczenia VAT naliczonego od zakupów, które były potwierdzone przedwcześnie zniszczonymi dokumentami, oszacowanie podstawy opodatkowania, a nawet odpowiedzialność karna skarbowa. Należy bowiem zauważyć, że w świetle stanowiska prezentowanego przez organy podatkowe oraz sądy administracyjne, podatnik dla wykazania podatku naliczonego musi posiadać fakturę, z której podatek ten wynika i to aż przez cały okres do przedawnienia zobowiązania podatkowego (tak np. WSA w Rzeszowie w wyroku z 7 sierpnia 2014 r., sygn. akt I SA/Rz 277/14). Zatem w przypadku, gdy podatnik nie ma takiego dokumentu potwierdzającego zakup, urzędnicy skarbowi mogą zakwestionować dokonane przez niego z tego tytułu odliczenie VAT naliczonego. Skutkiem nieposiadania przez przedsiębiorcę ksiąg po­dat­ko­wych lub in­nych da­nych nie­zbęd­nych do okre­śle­nia pod­sta­wy opo­dat­ko­wa­nia, np. w wyniku ich zniszczenia, może być również jej usta­le­nie w drodze osza­co­wa­nia przez organ podatkowy. Uprawnienia w tym zakresie przysługują urzędnikom skarbowym na podstawie art. 23 Ordynacji podatkowej. Niezależnie od tego, niszcząc przedwcześnie wymaganą przepisami dokumentację podatnik naraża się na sankcje określone w ustawie z 10 września 1999 r. – Kodeks karny skarbowy. Na jej podstawie sprawca może być ukarany zarówno za nieprowadzenie ksiąg podatkowych bądź prowadzenie ich nierzetelnie lub wadliwie, jak również za nieprzechowywanie faktur i rachunków. W zależności od wagi czynu karą dla takiego podatnika będzie najczęściej grzywna za przestępstwo lub wykroczenie skarbowe. Podstawa prawna: art. 23, art. 70, art. 86 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: z 2012 r., poz. 749 ze zm.), art. 74 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: z 2013 r., poz. 330 ze zm.), art. 91 ust. 2, art. 112 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn.: z 2011 r., nr 177, poz. 1054 ze zm.), art. 125a ust. 4 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (tekst jedn.: z 2013 r., poz. 1440 ze zm.), art. 51u ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jedn.: z 2011 r., nr 123, poz. 698 ze zm.), art. 47 ust. 3c ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: z 2013 r., poz. 1442 ze zm.). Nie wszystkie dokumenty sprzed 5 lat można zniszczyć po 1 stycznia 2021 roku. Dokumentację, która stanowi podstawę rozliczania podatku, można co do zasady zniszczyć po 5 latach, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Wiele okoliczności może jednak przyczynić się do wydłużenia okresu archiwizacji: zawarcie układu ratalnego, zajęcie majątku w toku egzekucji czy podjęcie postępowania karnego skarbowego. Należy również pamiętać, że likwidacja firmy nie zwalnia z obowiązku przechowywania dokumentacji podatkowej. Podstawowy termin Księgi podatkowe i dokumenty związane z ich prowadzeniem trzeba przechowywać dla celów podatkowych do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przez księgi podatkowe należy rozumieć: księgi rachunkowe, podatkową księgę przychodów i rozchodów, ewidencje oraz rejestry, do których prowadzenia do celów podatkowych zobowiązani są podatnicy lub płatnicy. Zobowiązanie podatkowe przedawnia się co do zasady po 5 latach, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. W związku z powyższym, po zakończeniu 2020 roku będzie można zniszczyć dokumenty dotyczące podatków, których termin płatności upłynął w 2015 roku (oraz w latach wcześniejszych). Te same dokumenty mogą być wykorzystywane przy rozliczaniu różnych podatków, których terminy przedawnienia się ze sobą nie pokrywają, np. CIT i VAT. W takim przypadku okres ich archiwizacji wyznacza wówczas najdłuższy termin przedawnienia. Przykładowo, VAT za poszczególne miesiące od stycznia do listopada 2014 roku przedawnił się z upływem 2019 roku, ale dokumenty wykorzystywane przy obliczaniu tego podatku wykorzystywane są również przy obliczaniu podatku dochodowego za 2014 rok, którego przedawnienie nastąpi dopiero 1 stycznia 2021 roku. Rozliczenie podatku dochodowego Takie same przepisy mają zastosowanie w odniesieniu do dokumentów dotyczących rozliczenia podatku dochodowego za rok zamknięty stratą odliczoną w kolejnych latach podatkowych. W obowiązujących przepisach termin przedawnienia odnosi się tylko do zobowiązania podatkowego, a straty podatkowej nie można traktować jak „ujemnego” zobowiązania podatkowego, to w przepisach nie ma szczególnych uregulowań dotyczących przedawnienia straty. Zgonie z interpretacją indywidualną dyrektora KIS z dnia 25 czerwca 2020 r., nr „(…) Spółka jest zobowiązana przechowywać dokumenty księgowe za lata podatkowe, w których wykazała stratę podatkową, do momentu upływu okresu przedawnienia przewidzianego dla zobowiązania podatkowego w art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej, tj. przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zostanie wykazana strata (tj. roku, w którym złożona zostanie deklaracja podatkowa za rok poprzedzający). Bez znaczenia pozostaje fakt, czy strata zostanie rozliczona w następnych okresach rozliczeniowych i wpłynie na zmniejszenie dochodu (podstawy opodatkowania) wskutek odliczenia jej od dochodu.” Przykładowo, jeżeli przedsiębiorąc wykazał stratę w rozliczeniu podatkowym za 2014 rok, to dokumenty dotyczące straty musi przechowywać co do zasady tylko do końca 2020 roku. Wydłużony okres W drodze wyjątku, niektóre dokumenty podatkowe trzeba przechowywać dłużej niż podstawowe 5 lat. Wydłużony okres archiwizacji mogą przewiadywać poszczególne ustawy. Przykładowo przedsiębiorcy, którzy korzystają z pomocy publicznej udzielonej zgodnie z ustawą o specjalnych strefach ekonomiczny, są zobowiązani przechowywać księgi podatkowe i dokumenty związane z ich prowadzeniem do czasu upływu okresu przedawnienia roszczeń dotyczących zwrotu pomocy publicznej. Roszczenia te przedawniają się po 10 latach, licząc od końca roku podatkowego, w którym skorzystano z pomocy. Podatnicy rozliczający VAT w systemie MOSS mają natomiast obowiązek przechowywać ewidencję transakcji objętych tą procedurą przez 10 lat od zakończenia roku, w którym dokonano świadczenia usług telekomunikacyjnych, nadawczych lub elektronicznych. Okres przechowywania dokumentacji może się również wydłużyć w przypadku wydłużenia terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Wydłużenie terminu może być następstwem nierozpoczęciem jego biegu, np. na wniosek podatnika podatek został rozłożony na raty, zawieszenia, np. wniesienia sprawy do sadu administracyjnego, lub przerwania, np. ogłoszenie upadłości przez podatnika. Wszystkie skutki i przyczyny wydłużenia terminu przedawnienia przewiduje art. 70-70e Ordynacji Podatkowej. (Dz. U. z 2019 roku poz. 900). Przesłanki wydłużenia terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego Skutek wydłużenia biegu terminu przedawnieniaPrzyczyna wydłużenia biegu terminu przedawnieniaNierozpoczęcie albo zawieszenie1. wydanie decyzji o odroczeniu terminu płatności podatku, odroczeniu zapłaty zaległości podatkowej, rozłożeniu na raty zapłaty podatku lub zaległości podatkowej 2. wejście w życie rozporządzenia w sprawie przedłużenia terminu płatności podatku, wydanego przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych3. wszczęcie postępowania w sprawie o przestępstwo skarbowe lub wykroczenie skarbowe, o którym podatnik został zawiadomiony, jeżeli podejrzenie popełnienia przestępstwa lub wykroczenia wiąże się z niewykonaniem tego zobowiązania4. wniesienie skargi do sądu administracyjnego na decyzję dotyczącą tego zobowiązania 5. wniesienie żądania ustalenia przez sąd powszechny istnienia lub nieistnienia stosunku prawnego lub prawa6. zabezpieczenie wykonania zobowiązania podatkowego7. doręczenie postanowienia o przyjęciu zabezpieczenia na zobowiązanie podatkowe8. wystąpienie przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, na wniosek strony o opinię Rady do Spraw Przeciwdziałania Unikaniu Opodatkowania co do zasadności zastosowania klauzuli przeciwko unikaniu opodatkowania lub środków ograniczających umowne korzyścizawieszenie1. wystąpienia przez organ podatkowy z wnioskiem do organu innego państwa o udzielenie informacji niezbędnych do ustalenia lub określenia wysokości zobowiązania podatkowego2. wszczęcie procedury wzajemnego porozumiewania na podstawie ratyfikowanej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, której stroną jest Rzeczpospolita Polska, jeżeli ta umowa nie przewiduje możliwości wprowadzenia w życie zawartego porozumienia bez względu na terminy przedawnienia 3. wszczęcia postępowania w sprawie wydania decyzji określającej warunki cofnięcia skutków unikania opodatkowaniaprzerwanie1. ogłoszenie upadłości2. zastosowanie środka egzekucyjnego, o którym podatnik został zawiadomiony Zgodnie z przepisami Ordynacji Podatkowej (art. 70 § 8) nie ulegają przedawnieniu zobowiązania podatkowe zabezpieczone hipoteką lub zastawem skarbowym, jednakże po upływie terminu przedawnienia zobowiązania te mogą być egzekwowane tylko z przedmiotu hipoteki lub zastawu. Regulacja ta jest przyczyną sporów z administracją skarbową. Przy sporach sądy administracyjne uznają, że zobowiązania podatkowe zabezpieczone hipoteką lub zastawem skarbowym przedawniają się na zasadach ogólnych, a regulacje przewidujące jego nieprzedawnienie są sprzeczne z zasadami konstytucyjnymi (wyrok NSA z dn. 2 lipca 2019 rok, sygn.. akt. II FSK 2837/17). Likwidacja firmy Zamknięcie firmy nie zwalnia podatnika z obowiązku przechowywania dokumentów, które są związane z rozliczeniami podatkowymi dotyczącymi okresu prowadzenia działalności gospodarczej. Księgi podatkowe oraz dokumenty związane z ich prowadzeniem, a również dokumenty na podstawie, których był obliczany i pobierany podatek wykonawczy w ramach pełnienia funkcji płatnika należy przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania, którego dotyczą. W razie likwidacji lub rozwiązania osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej podmiot dokonujący jej likwidacji lub rozwiązania ma obowiązek zawiadomić pisemnie właściwy organ podatkowy, nie później niż w ostatnim dniu istnienia tej osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej, o miejscu przechowywania ksiąg podatkowych oraz dokumentów związanych z ich prowadzeniem. W związku z powyższym dokumentację podatkową zlikwidowanej firmy można zniszczyć dopiero po upływie obligatoryjnego okresu jej przechowywania. Nie istnieją przepisy regulujące sposób niszczenia dokumentacji dotyczącej przedawnionych zobowiązań podatkowych. Można ją zlikwidować we własnym zakresie lub zlecić to profesjonalnej firmie zajmującej się tym usługowo. 220Popularne świadczenia pozapłacowe dla pracowników – kiedy są zwolnione z oskładkowania Pracodawcy szukając skutecznych sposobów motywowania zatrudnionych osób do bardziej wydajnej pracy i większego zaangażowania w wykonywaniu wyznaczonych zadań, często oferują im różnego rodzaju świadczenia pozapłacowe. Do najbardziej popularnych zaliczamy pakiety medyczne, karnety na zajęcia sportowe czy grupowe ubezpieczenia na życie. Niezwykle istotną kwestią związaną z tego typu bonusami jest konieczność zgodnego z prawem rozliczania ich pod względem podatkowo-składkowym. AUS 219Zasiłki dla pracowników tymczasowych – zasady i wyliczeniaJedną z form zatrudniania pracowników jest zatrudnienie tymczasowe na tzw. zastępstwo. Pracowników tymczasowych, zastępujących pracowników etatowych, zatrudniają agencje pracy tymczasowej, które są dla nich pracodawcami. Pracownicy tymczasowi są zatrudniani na podstawie umowy o pracę na czas określony lub na czas wykonania określonej pracy. Pracownikom tym przysługują wszystkie świadczenia z ubezpieczenia z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. Trzeba pamiętać, że stosuje się do nich zasady określone dla pozostałych ubezpieczonych będących pracownikami, jednak z pewnymi wyjątkami. W tekście przedstawimy zasady ogólne dotyczące okresu wyczekiwania na prawo do świadczeń z tytułu choroby oraz podstawy wymiaru tych świadczeń ze szczególnym uwzględnieniem podobieństwa i różnic dotyczących pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę i zatrudnionych na podstawie umowy o pracę minimalne od 1 stycznia 2019 r. – wyższe składki do ZUS i świadczenia pracowniczeWzrost płacy minimalnej często oznacza na początku roku dodatkową pracę dla działów kadrowo-płacowych. Związane jest to zwłaszcza z koniecznością przeliczania części należności kalkulowanych na przełomie roku. Chodzi tu o wysokość wielu świadczeń wypłacanych w ramach stosunku pracy oraz podstawę wymiaru składek niektórych grup ubezpieczonych, do których zaliczamy np. początkujących przedsiębiorców czy pracowników korzystających z urlopów wychowawczych. W 2019 r. wysokość wynagrodzenia minimalnego pracownika pracującego na pełny etat nie może być niższa od kwoty zł brutto. To oznacza jej wzrost w stosunku do 2018 r. o 150 zł. AUS 217Z jaką datą wyrejestrować pracownika, któremu skrócono okres wypowiedzenia na jego wniosek? Pytanie: 15 czerwca przekazaliśmy pracownikowi rozwiązanie umowy o pracę z trzymiesięcznym okresem wypowiedzenia, który upływa 30 września. W dniu 22 września kończy on 60 lat i chciałaby złożyć do ZUS wniosek o emeryturę. Poprosił nas o skrócenie okresu wypowiedzenia do 24 września 2018 r. Czy jako pracodawca możemy to zrobić i jaki dokument powinniśmy sporządzić? Czy potem z ubezpieczeń wyrejestrowuję pracownika z dniem 24 września i czy ta data jest datą końca pracy w świadectwie pracy? Wynagrodzenie wypłacone przez komornika – co ze składkami Pytanie: Komornik przekazał naszemu byłemu pracownikowi wynagrodzenia za nadgodziny przyznane mu wyrokiem sądowym. Kto powinien odprowadzić składki od tego rodzaju wypłaty – komornik, jako wypłacający, czy my, jako były pracodawca?Świadczenia delegacyjne oraz ryczałty na jazdy lokalne – kiedy ZUS zakwestionuje zwolnienie ze składekMimo że w podstawie wymiaru składek na pracownicze ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne nie uwzględnia się świadczeń oraz wypłat wymienionych w rozporządzeniu składkowym, zdarza się, że w zaleceniach pokontrolnych ZUS nakazuje ich oskładkowanie – w całości lub w części. Tego typu decyzje spowodowane są faktem, że część przychodów wyszczególnionych w rozporządzeniu może być objęta wyłączeniem z podstawy wymiaru składek tylko po spełnieniu pewnych warunków określonych odrębnymi przepisami lub wyłączenie to może dotyczyć tylko konkretnych kwot. W kolejnych numerach będziemy przedstawiać różnego rodzaju świadczenia i wypłaty, które najczęściej budzą zastrzeżenia kontrolujących. Zaczniemy od świadczeń delegacyjnych oraz ryczałtów na jazdy 216 Działalność nierejestrowana i ulga na start – kontrowersje związane z nowymi przepisamiW interpretacji z 24 lipca 2018 r. decyzja nr 285, znak nr DI/100000/43/822/2018 ZUS w Gdańsku uznał za nieprawidłowe stanowisko płatnika, który pytał o obowiązki składkowe związane z:1) zawarciem umowy o świadczenie usług z osobą wskazaną w art. 18 ustawy – Prawo przedsiębiorców (czyli prowadzącą działalność gospodarczą w okresie pierwszych 6 miesięcy, w czasie których z działalności gospodarczej nie podlega ubezpieczeniom społecznym),2) zawarciem umowy o świadczenie usług z osobą, która prowadzi tzw. działalność nierejestrowaną. Spowodowało to wiele zamieszania z tymi formami prowadzenia działalności, które miały być ułatwieniem dla 215Jak ustalić wysokość ekwiwalentu lub ryczałtu, aby ZUS nie zakwestionował wyłączenia z podstawy wymiaru składek?Oprócz wynagrodzeń pracownicy często otrzymują różnego rodzaju ekwiwalenty oraz ryczałty. Część z nich zwolniona jest z oskładkowania. Aby dana wypłata mogła być objęta zwolnieniem, muszą być spełnione określone warunki, a jej wysokość ustalona na odpowiednim poziomie. W praktyce zdarza się, że pracodawcy zawyżają kwoty przyznanych pracownikom ekwiwalentów i ryczałtów, zaniżając w ten sposób należne składki. Tego rodzaju błędy skutkować będą koniecznością skorygowania opłaconych już należności składkowych oraz złożonych dokumentów rozliczeniowych. AUS 214Zasiłki pracownika zatrudnionego w kilku firmachWielu pracowników jest zatrudnionych nie tylko w jednej firmie, mają więcej niż jednego pracodawcę. Tego typu sytuacje budzą sporo wątpliwości związanych z ustalaniem okresów obowiązujących przy nabywaniu uprawnień do świadczeń chorobowych oraz ich wypłacie. Pojawiają się tu również wątpliwości dotyczące zasad przyznawania, obliczania i wypłacania świadczeń chorobowych, a także ich wykazywania w dokumentach ubezpieczeniowych przez obu jakich zmianach dotyczących pracownika, należy informować ZUS?W czasie trwania stosunku pracy sytuacja pracownika może wielokrotnie zmieniać się, np. otrzymuje wyższą pensję, zmienia wymiar etatu, nabywa prawo do emerytury albo otrzymuje orzeczenie o niepełnosprawności. O niektórych z nich pracodawca jako płatnik składek musi poinformować Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Aby to zrobić, należy wypełnić określone dokumenty ubezpieczeniowe i przekazać je w wyznaczonym terminie. AUS 213W jaki sposób chronić dane osobowe pracowników podczas korespondencji z komornikiem? Pytanie: W ostatnim czasie można było zaobserwować praktykę niektórych komorników, polegającą na wysyłaniu do pracodawców pism dotyczących zajęć wynagrodzenia za pracę dłużników bez wstępnego sprawdzenia, czy dana osoba jest rzeczywiście zatrudniona u pracodawcy, do którego pismo o zajęciu wynagrodzenia zostało skierowane. Sytuacja taka wydarzyła się w naszej firmie już kilkukrotnie. Czy to jest zgodne z przepisami o ochronie danych osobowych?Raporty rozliczeniowe za pracownika, który przerwał urlop z powodu choroby Pytanie: W czasie pobytu na urlopie wypoczynkowym pracownica zachorowała otrzymała kilkudniowe zwolnienie lekarskie, w związku z czym urlop został przerwany. Jednocześnie uzgodniliśmy, że niewykorzystaną jego część udzielimy w okresie letnim, a bezpośrednio po zakończeniu zwolnienia pracownica wróci do pracy. Jakie dokumenty rozliczeniowe złożyć za tę osobę?AUS 212Składniki kwartalne i roczne w podstawie wymiaru zasiłków po zmianie etatuW razie zmiany wymiaru czasu pracy w miesiącach poprzedzających powstanie niezdolności do pracy, a nawet w tym samym miesiącu, podstawę wymiaru zasiłków stanowi wynagrodzenie przysługujące po zmianie wymiaru czasu pracy. Są to jednak zasady ogólne, z których nie wynika jednoznacznie, jak poza wynagrodzeniem podstawowym uwzględniać w podstawie wymiaru zasiłków składniki kwartalne i roczne, oraz że zależy to od daty zmiany wymiaru czasu pracy. Szczegółowych rozwiązań powinniśmy szukać w wyjaśnieniach ZUS zawartych w poradnikach, komentarzach i komunikatach publikowanych na stronie internetowej Zakładu. Zapoznając się z wyjaśnieniem ZUS, analizując podane tam przykłady, można znaleźć odpowiedź na interesujący nas problem. W opracowaniu podpowiemy, jak poradzić sobie z uwzględnianiem w podstawie wymiaru zasiłków składników kwartalnych i rocznych, szczególnie po zmianie wymiaru czasu pracy, z wykorzystaniem nie tylko przepisów ustawowych, ale również wyjaśnień ZUS. Składki w dokumentacji ZUSNaliczone składki płatnicy wykazują w formularzach składkowych, do których należą: raporty ZUS RCA, ZUS RZA oraz deklaracja rozliczeniowa ZUS DRA. Część płatników składek na ubezpieczenie wypadkowe musi złożyć jeszcze jeden rodzaj dokumentu, a mianowicie ZUS IWA – „Informacja o danych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe”. Sprawdźmy, jak bezbłędnie wykazywać w dokumentach rozliczeniowych składki na ubezpieczenia 211Zmiany w ustawie chorobowej cz. 2 – 12 tabel i 13 przykładówPrzypominamy, że na początek 2019 r. przewiduje wprowadzenie znaczących zmian do ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. W poprzednim numerze pisaliśmy zmianach dotyczących okresu wyczekiwania i ustalania okresu zasiłkowego. Tym razem przedstawimy zmiany w zasadach przeprowadzania kontroli prawidłowości wykorzystania zwolnień lekarskich od pracy, zasiłku macierzyńskiego przysługującego za okres po ustaniu ubezpieczenia, kodach literowych w zwolnieniach lekarskich. Największe zmiany będą jednak dotyczyły zasad ustalania podstawy wymiaru zasiłków. Jak przygotować dokument płatniczy w programie Płatnik?W programie Płatnik przywrócono już możliwość tworzenia dokumentu płatniczego (program musi być jednak zaktualizowany do metryki w wersji 140). Przypomnijmy, że od stycznia 2018 r. wprowadzono zmiany dotyczące dokonywania wpłat składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych oraz Fundusz Emerytur Pomostowych. Wpłat/przelewu dokonuje się jedną kwotą (z wykorzystaniem formularza służącego do realizowania innych wpłat) na indywidualny Numer Rachunku Płatnika składek (NRS) nadany płatnikowi składek przez ZUS. Po wprowadzeniu tych zmian w programie Płatnik zablokowana była funkcjonalność tworzenia dokumentu płatniczego. AUS 210Kontrakt z osobą prowadzącą swoją firmę i pobierającą emeryturę – kto opłaca składkiWątpliwości może budzić kwestia opłacania składek na ubezpieczenia społeczne za osobę prowadzącą działalność gospodarczą, pobierającą jednocześnie emeryturę, która w ramach tej działalności zawarła umowę o zarządzanie (kontrakt menadżerski). ZUS wypowiedział się ostatnio w tej sprawie i przypomniał, jakie przychody traktuje się za przychody z działalności wykonywanej osobiście. Interpretacja z 2 lutego 2018 r., WPI/200000/43/61/ 208Zgłoszenie ZUS ZSWA do 3 kwietnia – jak wypełnić, aby uniknąć korektW tym roku wyjątkowo w terminie do 3 kwietnia część pracodawców musi przygotować i złożyć w ZUS druk ZUS ZSWA zawierający informacje o pracownikach świadczących w 2017 r. prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. Kontrole ZUS pokazują, że pracodawcy nadal popełniają wiele błędów przy wypełnianiu wspomnianego dokumentu, zwłaszcza w sytuacjach, gdy w trakcie roku objętego zgłoszeniem nastąpiły zmiany mające wpływ na sposób jego wypełnienia. AUS 207Jak rozliczyć zarobkujących i rencistów do 28 lutego?Do końca lutego 2018 r. zarobkujący emeryci i renciści muszą poinformować ZUS o wysokości dochodu osiągniętego w 2017 r. Stosowne informacje muszą także przygotować i przekazać w tym samym terminie płatnicy składek zatrudniający takie osoby. Prawidłowe wypełnienie zaświadczenia lub oświadczenia o dochodzie jest bardzo istotne, ponieważ na podstawie tych dokumentów ZUS rozliczy pobieranego świadczenia emerytalno-rentowego. Mimo że obowiązek taki istnieje już od wielu lat, kontrole ZUS pokazują, iż nadal pojawiają się błędy. AUS 206Zmiany w programie Płatnik dotyczące kreatora dokumentów płatniczych Pytanie: Od stycznia 2018 r. na przelewie do ZUS podaje się łączną kwotę składek na ubezpieczenia. W deklaracji rozliczeniowej nie ma takiej kwoty, co oznacza, że trzeba sumować kilka kwot. Poza tym w programie Płatnik nie ma możliwości zrobienia przelewu. Czy w najbliższym czasie program Płatnik będzie zmieniony, tzn. czy będzie można w nim robić przelewy, a kwoty składek będą sumowane, czy też takie zmiany nie są planowane?AUS 205ZUS IWA do 31 stycznia – wskazówki dla płatnika składek Do 31 stycznia 2018 r. płatnicy składek są zobowiązani przekazać do ZUS formularz ZUS IWA zawierający dane za 2017 r potrzebne do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe. Informacje zawarte na tym druku są przekazywane, aby ZUS mógł ustalić stopę procentową składki na ubezpieczenie wypadkowe, według której w kolejnym roku składkowym, tj. od 1 kwietnia 2018 r. do 31 marca 2019 r. płatnik będzie opłacał za swoich ubezpieczonych składkę na ubezpieczenie wypadkowe. Nie wszyscy płatnicy ten druk powinni jednak z pracownikiem na urlopie bezpłatnym – jak wykazać w drukach, jeżeli wypłata nastąpi po powrocie do pracy Pytanie: Aby zrealizować pilne zlecenie otrzymane od nas, pracownik skorzystał z miesięcznego urlopu bezpłatnego. Jak rozpisać taką umowę w drukach ubezpieczeniowych, jeżeli wynagrodzenie ze zlecenia będzie wypłacone w połowie przyszłego miesiąca, a więc już po rozwiązaniu umowy zlecenia i powrocie pracownika do pracy? Umowa zlecenie została podpisana z pierwszym dniem urlopu bezpłatnego oraz rozwiązana zostanie z ostatnim dniem urlopu i urlop ten obejmować będzie pełny miesiąc kalendarzowy.

jakie dokumenty można zlikwidować w 2018